Qui devrait gérer ma cap table ?

Par l'équipe d'altshare

25 avril 2022

 

On vous aide à décider à qui incombe la gestion de votre cap table et l'administration de votre actionnariat

*Ceci est la première partie d’une série d'articles intitulée: Maitriser la cap table

La première étape pour toute entreprise constituée juste après sa phase d'amorçage, consiste à diviser l'entreprise en actions et à les repartir parmi les actionnaires. Cet  aspect de l'actionnariat ne cessera de se développer et ce, à un rythme effréné. C’est pour cette raison que la cap table a été inventée et qu’elle est considécqrée comme la source principale d’informations quant à la situation financière de l'entreprise. De vérifications ponctuelles à la due diligence ou à une évaluation financière, la cap table demeure la référence par excellence quand une question sur les capitaux propres doit être résolue.

C'est pourquoi attribuer la responsabilité à qui incombe la gestion de la cap table est une décision majeure qui nécessite une réflexion approfondie. La plupart du temps, la gestion de l'actionnariat se fait soit par l’entremise d’un directeur financier externe à l'entreprise (en tant que service de prestation), soit par un directeur d'entreprise interne ou un des fondateurs. Chacun de ces gestionnaires de cap table vient avec son lot d'avantages et d'inconvénients et dans cet article, nous allons vous les décortiquer. Car une fois que vous avez acquis suffisamment de connaissances en la matière, vous serez en mesure de mieux cerner le type de gestionnaire dont votre entreprise a besoin.
 
L'automatisation ou la feuille de calcul numérisée

Avant de passer en revue chaque gestionnaire de la cap table, il y a une chose importante qu’il faut savoir. Il y a longtemps de cela, lorsque les dinosaures foulaient la terre et que les données de l’actionnariat d'une entreprise étaient écrites sur papier et conservées dans des classeurs, un ordinateur est apparu. Avec lui, une nouvelle façon de sauvegarder les données a été introduite et la plupart des professionnels ont commencé à créer une cap table sur feuille de calcul numérisée (appelée aussi excel.)

Aujourd'hui cette feuille de calcul relève déjà de l'histoire ancienne et la plupart des professionnels en 2022 utilisent une cap table automatisée. Les deux différences majeures qui résultent de ce changement sont la diminution de l'erreur humaine et de la dépendance. En effet, la mise à jour des capitaux propres qui nécessitait des ajustements sans fin lorsqu'un nouvel employé intégrait l'entreprise, est désormais effectuée d'un trait.

Concrètement parlant, toute demande d’information reliée à la cap table était basée sur la disponibilité d'une seule personne: ses jours d'arrêt maladie, la durée de ses heures de travail et une mauvaise réception étaient autant de facteurs qui ralentissaient l’accès aux données. En plus de cela, cette personne devait être particulièrement minutieuse dans le suivi des mises à jour et parfois, des détails qui lui avaient échappé, refaisaient surface en dernière minute. Bien que nous examinerons chaque gestionnaire de cap table sous toutes les coutures, il vous incombe de vous renseigner s’ils utilisent une cap table automatisée. Ne vous laissez pas éblouir par leurs qualifications, vous avez besoin des services de véritables professionnels et l'utilisation d’une feuille de calculs numériques devrait vous alerter quand vous effectuez vos recherches. C’est un facteur éliminatoire car il laisse malheureusement la place à de nombreuses erreurs pourtant faciles à éviter.
 
Les avocats

Dans de nombreux cas, un cabinet d'avocat proposera d'inclure la gestion de cap table dans leur service. Une personne désignée au sein du cabinet sera en charge du processus et ajoutera le temps qu’elle travaille pour vous aux heures facturées, en concertation avec le cabinet.

Les avantages

Vous serez probablement amené à payer à la fois pour des services d'administration et des conseils juridiques. Ces deux services étant inclus, vous ne payerez donc pas trop cher et vous serez allégé dans votre quotidien en ayant peu, ou pas, besoin d'intervenir sur des questions financières. Pour les personnes qui ne se laissent pas emporter par la nécessité d’obtenir dans l’immédiat ce qu’elles demandent, il s'agit là d'un partenariat très rentable.

Les inconvénients

Considérez que dans la plupart des cas, l'entreprise qui gère votre cap table a sa propre façon de tout noter. Ce manque de rigueur formelle peut rendre votre cap table difficile à lire quand elle passera entre les mains d’un professionnel spécialisé. Sachez aussi que la plupart des cabinets d'avocats exécute la cap table dans sa version de feuille de calcul numérisée. Cette gestion est risquée car si la personne en charge est tout d'un coup injoignable, vous pouvez vous retrouver coincé, avec une cap table impossible à déchiffrer. Et vous voilà alors plongé dans les remous d'un actionnariat chaotique qui vous submerge, entouré de requins assoiffés d'informations rapides.

De plus, même si la cap table est automatisée et que vous n'y avez pas accès, elle restera indisponible tant que le cabinet sera fermé ou occupé (car vous n'êtes pas son seul client). Dans ce cas, l’économie que vous pensiez faire au départ pourrait se révéler coûteuse en termes de temps perdu. Pour les impatients qui aiment ne pas reporter leurs projets à demain, devoir attendre jusqu'au matin pour obtenir une information peut s'avérer cauchemardesque.
 
Le directeur administratif et financier (DAF) sous-traitant

Semblable aux avocats, il s'agit d'un fournisseur de services qui effectue toutes les tâches d’un directeur financier interne, à moindre coût et sans siège à la table des actionnaires. Si vous faites appel à ses services, la gestion de votre cap table sera transférée à une personne affiliée à un bureau de prestation.

Les avantages

Vous avez un professionnel d'une entreprise spécialisée dans les tâches d’un DAF à votre disposition. Pas besoin d'attribuer des actions, de mettre en place un plan d'avantages sociaux ou de rechercher le candidat idéal pour le poste. Les créateurs d’entreprise qui ont besoin d’un manager dédicacé et compétent mais qui ne souhaitent pas ajouter un siège autour de la table, pourraient trouver en lui la solution adéquate.

Les inconvénients

Comme décrit précédemment, le problème avec un fournisseur de services qui ne fait pas partie du manifeste des employés est sa disponibilité. Même si c’est un expert qui gère votre cap table, il y aura des moments où les informations seront inaccessibles car la personne en charge peut être en période d’étude, en convalescence, ou tout simplement indisponible au moment où vous en avez besoin.

La question du coût est à prendre en compte lorsque vous faites appel à un directeur financier externe, car ce n'est pas un acquis comme dans un cabinet d'avocats. Recourir à ce type de service est coûteux pour les jeunes entreprises qui préfèrent recevoir un service tout inclus en échange de leur argent. Il peut être difficile d'obtenir une véritable rentabilité avec cette prestation.
 
Les créateurs d’entreprise

Vous pouvez aussi opter pour l’approche de "je peux le faire moi-même". En effet, même si les entrepreneurs ne sont pas des maitres en matière de gestion d'actionnariat, il n’est pas très difficile de la jouer solo quand on a une cap table automatisée. Certaines personnes préféreront conserver la gestion financière de leur entreprise, en particulier la gestion des capitaux propres, à portée de main car c'est un sujet sensible.

Les avantages

Vous êtes au courant de tout. Tant que vous êtes diligent avec les mises à jour (avec une cap table automatisée, ce n'est pas difficile), vous avez à tout moment une idée claire et précise sur les tenants de votre actionnariat. En plus, certaines cap tables automatisées viennent avec une fonctionnalité additionnelle qui permet la création de scénarios de levées de fonds en modèle de cascade. Ceux qui depuis leur lit ne cessent de penser aux événements qui pourraient affecter leur entreprise et cherchent à identifier et anticiper leur déclenchement, y trouveront leur compte. Il leur suffit désormais de se connecter et d'exécuter le scénario pour être instantanément rassuré.

Les inconvénients

Les créateurs d’entreprise sont constamment sollicités et leur ajouter une autre responsabilité, aussi minime soit-elle, peut être de trop. Un simple oubli dans la gestion de l'actionnariat, qui se doit d’être fondamentalement rigoureuse et qui comporte de multiples variables, va engendrer une série de problèmes susceptibles de fausser le suivi du capital de l'entreprise. En outre, certaines personnes font le choix de concentrer leurs efforts à améliorer leur entreprise et préfèrent déléguer à des professionnels l’accomplissement de tâches qui ne font pas partie de leur expertise. S'embarrasser de la gestion de la cap table ne sera pas pour leur convenir.
 
Le directeur administratif et financier (DAF)

C’est le champion de la gestion financière interne. Un professionnel touche à tout, capable de prendre contrôle de la gestion de la cap table dont il assure la mise à jour et la fiabilité au quotidien.

Les avantages

Quand vous embauchez un professionnel, vous mettez de votre côté toutes les chances de maintenir une gestion sereine de votre actionnariat. De plus, vous pouvez à tout instant accéder vous-même aux mises à jour qu’il effectue si vous utilisez une cap table automatisée. Sans plus perdre de temps, vous tirez parti des bénéfices que le système met à votre disposition tels que les exécutions de scénarios, la génération de rapports sur la croissance actuelle ou prévisionnelle de votre entreprise et un constat en temps réel sur l’ensemble de votre actionnariat.

Les inconvénients

Vous ne donnerez peut-être pas de votre temps, mais on vous demandera probablement de donner une partie de votre entreprise. En effet, un directeur financier est considéré comme étant au même niveau qu’un vice-président quand il débute. Attendez-vous donc à devoir lui céder des actions car souvent, c’est la condition requise d’un DAC salarié chez vous. Les créateurs d’entreprise qui cherchent à maintenir la dilution aussi fine que possible devront en tenir en compte.

La différence entre la feuille de calcul et l'automatisation joue une fois de plus un rôle décisif dans la balance qui fera pencher la décision de recourir ou non à un DAC en interne. En effet, le temps d'un directeur financier vaut beaucoup d'argent et l’assigner à la tenue de mise à jour de la feuille de calcul est un véritable gaspillage. En revanche, lorsque vous mettez à profit tous les avantages de l’automatisation, cette démarche ne prend plus de temps et se révèle être un formidable moyen d'augmenter votre productivité.
 
Dernières considérations

Beaucoup de gens ont tendance à considérer le remplacement d'un gestionnaire de cap table par un autre comme une étant une ligne linéaire qui dépend des phases du  développement de l'entreprise. Vous commencez tout seul et assez rapidement, vous déléguez la gestion à un cabinet d'avocats. Au fur et à mesure que votre expansion continue et que la gestion de l’actionnariat devient de plus en plus complexe, vous faites appel à un directeur financier externe et, à la fin, vous recrutez l'un des vôtres.

Après avoir lu cet article, nous espérons que vous avez compris que cette décision ne devrait pas être linéaire mais basée sur des calculs de prévisions à long terme. Vous seul savez quel style et quel ton vous souhaitez implémenter dans la politique de gestion de votre actionnariat. Changer de gestionnaire constamment, c’est laisser la porte ouverte à des perturbations et inviter le chaos à s'installer là où il devrait y avoir de l'ordre. Nous vous recommandons de choisir une direction unique pour ne pas dévier de votre objectif et d'envisager, si besoin est, un plan B  avec une seule tangente.

Pour finir, rappelez-vous que sur le terrain, la cap table automatisée peut changer la donne du tout au tout quant aux résultats d’une gestion menée efficacement. Par conséquent, quelque soit le chemin dans lequel vous vous engagez, faites attention qu'il ne soit pas encombré de la feuille de calcul afin de ne pas vous y embourber.
 
À propos d'altshare

altshare est un fournisseur leader et en pleine croissance de solutions de gestion des actions et d'administration des plans de rémunération. Nous aimons les défis. Nous sommes dévoués entièrement à nos clients. Nous avons pour mission de redéfinir la façon dont les créateurs d’entreprise gèrent leur actionnariat. Tous nos produits et services sont pris en charge par la plateforme altshare - une plateforme de gestion des capitaux unique, spécifiquement conçue pour les entrepreneurs.

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